Das Diakonische Werk Baden e.V. erfüllt mit seinem Controlling-System die Anforderungen der DGCS

Stefan Löwenhaupt (Vorstand DGCS, Geschäftsführer xit GmbH)

Konrad Bartsch, (Berater xit GmbH)

Welchen Reifegrad hat das Controllingsystem einer sozialwirtschaftlichen Organisation? Die Antwort auf diese Frage ist für Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsgremien wichtig und gewinnt vor dem Hintergrund aktueller wirtschaftlicher Herausforderungen (Energie, Inflation) zusätzliche Bedeutung. Notwendige Voraussetzung sind allerdings Kriterien und Maßstäbe, anhand derer sich die Performanz des Controllings bewerten lässt.

Hierzu hat die Deutsche Gesellschaft für Management und Controlling in der Sozialwirtschaft e.V. (DGCS) 2019 einheitliche Controlling-Standards für Organisationen der Sozialwirtschaft entwickelt. Die DGCS-Controlling-Standards sind an den allgemeinen Grundlagen des Controllings nach DIN SPEC 1086:2008 angelehnt, berücksichtigen jedoch die besonderen Anforderungen, die in der Sozialwirtschaft an ein zielführendes und passgenaues Controlling zu stellen sind. Die insgesamt 17 Standards (4 Basisstandards und 13 Einzelstandards) umfassen dabei alle Aspekte des strategischen und operativen Controllings sozialwirtschaftlicher Organisationen, dessen personelle Ressourcen, seine organisatorische Verankerung sowie die Prozesse rund um das Controlling.

Das Diakonische Werk Baden e.V. hat sein Controlling in den letzten Jahren an den DGCS-Controlling-Standards ausgerichtet und nun auch als erste Organisation überhaupt ein Audit nach diesen Standards durchlaufen. Das Audit wurde Ende 2022 von der xit GmbH durchgeführt, die hierfür ein spezifisches zweistufiges Verfahren entwickelt hat.

Stufe 1: DGCS Controlling-Online-Check

In einem ersten Schritt bewertet die Organisation, bei der das Audit durchgeführt werden soll, den Implementierungsgrad aller DGCS-Einzelstandards mithilfe eines Online-Instruments im Selbst-Check-Verfahren. Dabei kann der Umsetzungsgrad einzelner Standards auf einer 5-Punkte-Skala abgebildet werden. Dieser Check liefert einen ersten Überblick zur Konformität des Controlling-Systems einer Organisation mit den DGCS-Controlling-Standards und bildet die Grundlage für die thematische Schwerpunktsetzung im zweiten Part des Prüfverfahrens.

Der Item-Katalog für den DGCS Controlling-Online-Check wurde von der xit GmbH in Zusammenarbeit mit der DGCS entwickelt und kann über eine browserbasierte Eingabemaske unkompliziert, ohne weitere technische Voraussetzungen, durchgeführt werden. Im Rahmen einer ersten flächendeckenden Erhebung haben zudem fast 50 Organisationen das Instrument für sich ausgefüllt, sodass auch entsprechende Benchmarks vorliegen.

Stufe 2: Inhouse-Audit

Das Inhouse-Audit umfasst als Prüfsystem folgende Elemente:

• Dokumentenprüfung

Erhoben und analysiert werden Daten und Informationen u. a. zu den personellen Ressourcen und zur technischen Basis des Controllings, zu Prozessbeschreibungen und zu üblicherweise produzierten Reports etc.

• Inhouse-Check

Das eigentliche Audit wird in Form von Interviews durchgeführt, die sich an einem speziellen Prüfkatalog orientieren. Die Besonderheit hierbei: Neben der Unternehmensleitung (Interviewthemen: Strategie, Wahrnehmung Funktionalität des Controllings), den Verantwortlichen im Controlling (Themen: Rahmenbedingungen, Ressourcen, technische Grundlagen, Prozesse, Routinen und Ergebnisse des Controllings etc.) werden auch die „Datenlieferanten“ für das Controlling, das sind in der Regel die Verantwortlichen aus den Bereichen Buchhaltung und Personalverwaltung, sowie die „Adressaten“ der Controlling-Ergebnisse (Abteilungsleitungen und Unternehmensführung) interviewt.

Bei den Datenlieferanten geht es vor allem darum, die Funktionalität der Vorsysteme, die etablierten Prozesse sowie die Schnittstellen zu beleuchten. Bei den Adressaten stehen die Aspekte Verständlichkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Handlungsrelevanz im Vordergrund. Zudem wird hier auch ermittelt, welche Rolle dem Controlling im Hinblick auf Support bei der Interpretation der Daten und Ableitung von geeigneten Maßnahmen zukommt.

Besondere Aufmerksamkeit wird im Rahmen der Analyse zudem auf den Aspekt der Wirkung gelenkt, also der Frage nach Daten und Prozessen im Controlling, die sich auf die fachliche Wirkung beziehen. Denn dies ist letztlich die zentrale Aufgabe sozialwirtschaftlicher Organisationen.

Grundlage für die Interviews ist ein detaillierter Interviewplan. Die Interviews können sowohl vor Ort als auch in der Logik eines Remote-Audits mithilfe von Videokonferenzen durchgeführt werden. Zeitlich lässt sich das Inhouse-Audit innerhalb eines Tages abwickeln, wobei nur zu Beginn (Check-In) und ggf. am Ende im Rahmen der Spotlight-Analyse mehrere Mitarbeitende zeitgleich anwesend sind. Ansonsten werden die Mitarbeitenden einzeln oder zu zweit befragt. Damit bleibt der Aufwand überschaubar und die Organisation wird vom Ressourceneinsatz her nicht überfordert. Der zeitliche Ressourcenaufwand liegt für die Organisation bei ca. zwei bis drei Tagen (inkl. Vorarbeiten für das Selbst-Check-Verfahren) und der finanzielle Aufwand für die Zertifizierung ist überschaubar.

Die umfassende Betrachtungsperspektive zielt darauf ab, die Passgenauigkeit und Praktikabilität des gesamten Controllingsystems zu erfassen und nicht allein die technische Umsetzung einzelner Controlling-Prozesse zu bewerten.

• Spotlight-Analyse

Erste wesentliche Ergebnisse werden der Unternehmensleitung am Ende des Audits in Form einer Spotlight-Analyse zur Verfügung gestellt und gemeinsam diskutiert.

• Inhouse-Check-Report

Im Nachgang erhält die Organisation einen detaillierten Inhouse-Check-Report mit den wichtigsten Ergebnissen des Audits sowie Hinweisen auf Entwicklungsmöglichkeiten.

• Zertifikat

Den Abschluss des Inhouse-Audits bildet das Zertifikat, das die Konformität des Controlling-Systems vor Ort mit den DGCS-Controlling-Standards bestätigt.

Ergebnisse

Das zweistufige Audit-Konzept hat sich bewährt: Der Ablauf funktioniert, der zeitliche Aufwand ist überschaubar, der Prüfkatalog kann von den Mitarbeitern nachvollzogen und beantwortet werden und vor allem sind die Ergebnisse und Hinweise der Auditoren für die Organisation sofort nutzbar.

Für das Diakonische Werk Baden e.V. lässt sich konstatieren, dass Aufbau und Prozesse des Controlling-Systems zu den Anforderungen der DGCS-Controlling-Standards konform sind und die Spezifika der Anforderungen an das Controlling in Organisationen der Sozialwirtschaft berücksichtigt werden.

Den Mehrwert für die auditierte Organisation bringt Herr Peters, Finanzvorstand des Diakonischen Werkes der Evangelischen Landeskirche in Baden e.V., wie folgt auf den Punkt: „Der Blick von außen tut gut. Wir wissen jetzt besser, wo wir stehen und was die nächsten Schritte sind. Das hilft besonders in der internen Kommunikation und bei der Mitnahme der anderen Leitungskräfte.“

Wenn Sie auch für Ihr Controlling-System ein Inhouse-Audit durchführen möchten, melden Sie sich bei Frau Prof. Dr. Moos, Vorstandsvorsitzende der DGCS, über moos@dgcs.de oder per LinkedIn.

Wir freuen uns über Ihr Interesse.