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Kostenmanagement in indirekten Heimbereichen: Gemeinkosten, Haus- und Wäschereinigung und Gebäudekosten optimieren 2/4

Dies ist der zweite Teil unserer vierteiligen Serie zum Thema Kostenmanagement in indirekten Heimbereichen.

Teil II: Selbst erbracht oder fremd vergeben: Kostenmanagement für die Hausreinigung

Nicht alles, was man selbst macht, ist kostengünstig und gut. Aber auch die Fremdvergabe stellt kein Allheilmittel dar. Manchmal bleiben nach der Ausgliederung von Dienstleistungen die Kontakte zu den Bewohnern oder die Sauberkeit der schlecht einsehbaren Flächen auf der Strecke.

„Outsourcing“ wird nur dann ein Erfolg, wenn der Heimleiter seinen „neuen“ externen Leistungspartner professionell auswählt und zielorientiert steuert. Schon auf die richtige Ausschreibung und den präzisen Vertrag kommt es an.

Wichtiger Hinweis

Der Begriff „Outsourcing“ stammt aus der amerikanischen Managementliteratur und bedeutet sinngemäß: „Mittel von außen gebrauchen“ und „Ressourcen in die Verantwortung Dritter übergeben“. Ziel ist es, das Heim von „unprofitablen“ Arbeitsbereichen zu entlasten und einen freien „Kopf“ für das Kerngeschäft Pflege zu bekommen.

Beim Outsourcing erfolgt eine dauerhafte, vertraglich fixierte Auslagerung von Dienstleistungsaufgaben: Die Durchführungsverantwortung wird an einen zu gewinnenden externen Dienstleistungspartner delegiert. Dennoch muss der Heimleiter auch zukünftig die notwendigen Reinigungsaufgaben planen und die erbrachten Leistungen überwachen, damit das Outsourcing zum Erfolg führt.

So gehen Sie vor

Schritt 1: Selbstanalyse

Auch bei der Hausreinigung ist im ersten Schritt „Selbstkritik“ angesagt. Egal ob selbst erbracht oder fremd bezogen, Stärken und Schwächen der Hausreinigung müssen ehrlich bewertet und analysiert werden:

Schritt 2: Chancen- und Risiken ermitteln

Unter Berücksichtigung aller einrichtungsspezifischen Rahmenbedingungen, Ziele und Anforderungen müssen die Chancen und Risiken eines Outsourcings für das Heim bewertet werden:

Schritt 3: Outsourcing-Varianten abwägen

Outsourcing ist in zwei Varianten denkbar. Die erste Variante stellt die Gründung eines neuen Eigenbetriebes: Beim Eigenbetrieb gründet der Träger eine rechtlich selbständige Gesellschaft (GmbH), die Dienstleistungen für das Heim/die Heime erbringt (Reinigung, Wäsche, Hausmeisterdienste, Zentraleinkauf, Gebäudemanagement, etc.)

Die Variante des Eigenbetriebs wird insbesondere von großen Trägern gewählt. Mit der Ausgründung wird ein Ausstieg aus bestehenden Tarifwerken (BAT/ARV, TVÖD) verbunden um damit Personalkosten zu senken und auf günstigere Tarifwerke umzusteigen.

Fremddienstleister

Weitaus häufiger werden eigene Reinigungsbereiche durch Fremddienstleister ersetzt. Der externe Dienstleister wird über ein Ausschreibungsverfahren ausgewählt. Im Dienstleistungsvertrag sind der Leistungsumfang und die Kosten differenziert geregelt:

  • Reinigungsdienstleistungen (Verkehrsflächen, Bewohnerzimmer, Bäder, Aufenthaltsräume etc.)
  • Sonderreinigung (z.B. Glasreinigung innen und außen etc. Reinigungen an gefahrträchtigen Stellen etc.)

 

Schritt 4:  die Entscheidung vorbereiten

Zur Entscheidung, ob sich Outsourcing rechnet, sind zunächst betriebswirtschaftlichen Daten zu analysieren und mit Marktpreisen der externen Dienstleister zu vergleichen:

  • Aktuelle und zu erwartende Personal- und Sachkosten
  • Eigene Kostensenkungspotenziale
  • zukünftige gesetzliche Änderungen, die zu Kostensteigerungen führen (HACCP, TV-ÖD)
  • Kosten- und Organisationsvorteile, die sich durch ein Outsourcing ergeben

 

Weiterhin sind die heiminternen Besonderheiten zu berücksichtigen:

  • Unternehmenskultur: Ist Outsourcing für Träger, Mitarbeiter und Bewohner akzeptabel, gibt es z.B. weltanschaulich/ethische Hinderungsgründe, die zu beachten sind?
  • Welche organisatorischen, personellen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen hätte Outsourcing?
  • Wo liegen die ideellen und prozessualen Vorteile des Outsourcings?

 

Schritt 5: Qualitätskriterien definieren

Egal ob selbst erstellt oder fremd bezogen: jeder Heimleiter muss klären, was für ihn die „Qualität“ in der Gebäudereinigung ausmacht. Am einfachsten erfolgt dies über die Definition eigener Qualitätskriterien:

Schritt 6:  räumliche Bestandsaufnahme und Reinigungspläne

Sobald die Qualitätskriterien definiert sind, erhebt der Heimleiter die Daten der zu reinigenden Räume (Raumart, Bodenfläche, Fensterfläche):

Anschließend sind für alle Räume Reinigungsverfahren und Reinigungsintervalle festzulegen:

Schritt 7:  das Ausschreibungsverfahren

Im Rahmen der Ausschreibung werden die Anbieter mit den Qualitätskriterien, Raumübersichten sowie den Reinigungsplänen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Angebote sollten schriftlich und persönlich präsentiert werden. Vor Vertragsabschluss ist der Besuch einer Referenzeinrichtung zu empfehlen.

Weiterhin empfehlen wir, ein persönliches Gespräch mit der zukünftigen Objektleitung zu führen. Nach der Entscheidung für einen Anbieter sollten alle Unterlagen der Ausschreibungen als Anlagen in den jeweiligen Vertrages aufgenommen werden.

Fazit

Selbst erbracht oder fremd vergeben: beides kann der richtige Weg für ein Heim sein. Es kommt auf die jeweilige Ausgestaltung an.

André Peters
Vorstand Diakonie Baden e.V.


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