Dies ist der dritte Teil unserer vierteiligen Serie zum Thema Kostenmanagement in indirekten Heimbereichen.

Teil II erreichen Sie hier und Teil I erreichen Sie hier.

Teil III: günstig, sauber und zuverlässig: Optimierung der Wäschereinigung

Egal, ob eine Einrichtung eine eigene Wäscherei betreibt oder die Wäschereinigung extern vergibt, es bestehen immer Optimierungsmöglichkeiten: „Wirtschaftlichkeit ist zwar auch in der Wäscheversorgung nicht alles, aber ohne Wirtschaftlichkeit ist fast alles nichts” (nach Paul Krugman – amerikanischer Ökonom).

Durch die Einführung eines neuen textilen Controllingsystems lassen sich Wäschereikosten und Wäscheverbrauch detailliert steuern. Über eine Verbrauchserfassung gegliedert nach verbrauchenden Wohn- und Dienstleitungsbereichen sowie  Wäschearten erhält der Heimleiter steuerungsrelevante Controllingdaten. Dadurch kann die Lagerhaltung angepasst, Materialverbrauch und Kosten der Wäscherei gesenkt und der hausinterne Wäscheverbrauch optimiert werden.

So gehen Sie vor:

Schritt 1: Analyse der Kosten

In vielen Einrichtungen mit einer eigenen Wäscherei erfordert der anhaltende Kostendruck differenzierte  betriebswirtschaftliche Analysen. Dabei steckt der Teufel im Detail. Im ersten Schritt sind die Gesamtkosten der Wäschereinigung zu ermitteln. Dazu zählen im Einzelnen die Personalkosten von Wäschereileitung und –mitarbeitern (inkl. Überstunden). Hinzu kommen anteilige Personalkosten aller Bereichsmitarbeiter die mit logistischen Aufgaben in der Wäschever- und entsorgung betraut sind: Hol- und Bringdienste, Stationsdienste ggf. sogar der Pflegedienst.

Den zweiten großen Kostenblock stellen die laufenden Waschkosten dar: Wasser- und Stromverbrauch, Verbrauch an Reinigungsmitteln ergänzt durch die Raumkosten der Wäscherei- und der zugeordneten Lagerräume. Insbesondere für den Wasser- und Stromverbrauch empfiehlt sich der Einbau separater Strom- und Wasserzähler.  

Als nächster großer Kostenblock werden die Geräte und technischen Anlagen analysiert. Relevante Kostenarten sind neben den laufenden Abschreibungen auch die Kosten für Wartung und Instandhaltung sowie die Zinskosten des gebundenen Kapitals.

Gerade, wenn elektrische Großgeräte hohe Verbrauchswerte ausweisen oder sehr reparaturanfällig sind, ist die Wirtschaftlichkeit der Maschinen gesondert zu betrachten: In einer Wirtschaftlichkeitsrechnung werden die gesamten Maschinenkosten des laufenden Monats (Abschreibung, Instandhaltungen, Strom, Reinigungsmittel) durch die monatliche Maschinenlaufzeit geteilt. Der sich daraus ergebende Maschinenkostensatz pro Einsatzstunde kann mit dem Kostensatz einer neuen Maschine verglichen werden (erhältlich beim Hersteller). Oft ist eine Ersatzinvestition aus betriebswirtschaftlichen Gründen bereits sinnvoll, obwohl die Maschine noch über ihre volle Leistungsfähigkeit verfügt. Länger zu warten wäre teurer.

Schritt 2: Leistungs- und Prozessanalyse

Die erbrachten Waschleistungen einer Wäscherei sind oft sehr heterogen: Die eigene Flachwäsche (Bettwäsche, Tischwäsche), sonstige Stationswäsche, Bewohnerwäsche (inkl. Oberbekleidung) oder Dienstkleidung sind oft ebenso zu waschen wie weitere Wäschearten für externe Klienten.

Auch hier empfehlen wir eine kritische Selbstbewertung zur Erstellung eines eigenen Stärken- Schwächen-Profils: 

Leistungscontrolling in der Wäscherei setzt Zahlen, Daten und Fakten über das Leistungsgeschehen voraus. Idealerweise wird in der Wäscherei täglich dokumentiert aus welchem Bereich wie viel Kilogramm welcher Wäscheart eingehen. Über eine einfache interne Gegenüberstellung lassen sich Anhaltspunkte für einen ressourcenschonenden Umgang der Wohnbereichsmitarbeiter mit der Wäsche ermitteln. Die einfachste Kennzahl stellt der Wäscheverbrauch in kg je Pflegetag dar. Diese Kennzahl wird pro Wohnbereich separat ermittelt und zwischen den Wohnbereichen verglichen. Je nach Einstellung und Schulung der Mitarbeiter sind hier Verbrauchsunterschiede bis zu 50% feststellbar.

Wie viel Personal eine eigene Wäscherei benötigt, hängt von vielen Faktoren ab: der Haus-/Wäschereigröße, der Leistungsmenge (Wäscheanfall), der technischen Ausstattung (Halb- oder Vollautomaten, Laufzeiten der Maschinen) sowie der Aufgabenstellung der Mitarbeiter (mit oder ohne Hol- und Bringdienste etc.).

Kalkulationsgröße für den Personalbedarf ist der jährliche Wäscheanfall in kg, der bei einer Einrichtung mit 100 Plätzen bei ca. 50.000 kg pro Jahr liegt. Das Leistungsvolumen eines Mitarbeiters liegt bei ca 15-20 kg Waschleistung pro Arbeitsstunde, somit ergibt sich im Idealfall bei einer Einrichtung mit 100 Plätzen ein Bedarf von 2.500 Jahresarbeitsstunden an Wäschereimitarbeitern.

Prozessprobleme in der Wäschever-, -entsorgung und in der Wäschereinigung lassen sich an der Entwicklung der Kennzahl der durchschnittlichen „Wäscheschäden Bewohnerwäsche“ festmachen. Verloren gegangene oder nicht mehr brauchbare Wäschestücke der Bewohner führen zu einer Schadensersatzpflicht der Einrichtung. Die Entwicklung der Schadenshöhe ist ein guter Indikator für Prozessprobleme: schlechte Auszeichnung, falsche Sortierung, fehlerhafte Wäschebehandlung.

Nach einer gründlichen Bestandsaufnahme von Leistungsumfang und Prozessabläufen können unter Berücksichtigung aller organisatorischen, räumlichen, zeitlichen und logistischen Rahmenbedingungen Optimierungsideen entwickelt werden.

Schritt 3: Maßnahmen bewerten und umsetzen

Nutzwert der Maßnahmen einschätzen

Bewerten Sie, wo Ihr größter Optimierungsbedarf liegt und wie schnell die Maßnahmen wirken (kurz-, mittel- oder langfristig):

Die Optimierungsmöglichkeiten sind vielfältig. Dazu zählen:

• Leistungen neu definieren
• Lagerbestand reduzieren
• auf personenbezogene Wäschelieferung (Zeitersparnis) umstellen
• auf Leasing-/Mietwäsche oder Leasing-/Mietwaschmaschinen umstellen

Leistungen neu definieren

Oft ist in den Einrichtungen nicht klar beschrieben, welchen Leistungsumfang die Einrichtungen ihren Bewohnern bietet, was Standard- und was Zusatzleistungen sind und wie im Reklamationsfall zu verfahren ist:

Lagerbestand reduzieren

Durch den an den Verbrauch angepassten Lagerbestand verringern sich unter anderem die Lagerkosten. Ebenso kann auf andere Produkte umgestellt werden, z.B. in der Inkontinenzversorgung. Hierbei können die enormen Kosten durch den Einsatz von Mehrweg- Inkontinenzunterlagen, durch Verzicht auf die Kombination von Gummiunterlage, Stecklaken und Einwegunterlagen eingespart werden. Als Ergebnis dieser Umstellung haben Sie einen reduzierten Wäscheverbrauch, eine einfachere Handhabung und einen Beitrag zur Abfallvermeidung geleistet.

Personenbezogene Wäschelieferung

Eine weitere Möglichkeit ist die personenbezogene Wäschelieferung. Die saubere Wäsche soll schrankfertig im persönlichen Wäschepaket oder auf Bügeln hängend geliefert werden. Dies bietet Kostentransparenz und es liefert exakte Verbrauchsdaten. Neben einer hausbezogenen Gesamtrechnung für Pflegesatzartikel kann auch eine Einzelrechnung für Selbstzahler erstellt werden. Hierbei wird Zeit gewonnen, das zeitraubende Aussortieren der Wäsche entfällt.

Auf Leasing-/Mietwäsche umstellen

Vorteile kann auch die Umstellung auf Miet- bzw. Leasingwäsche bringen, z.B.

• keine Finanzierung Altenheimwäsche, Altenheimtextilien
• keine Kapitalbindung 
• keine Nähstube Seniorenheimtextilien, Leasingtextilien
• keine Wäscheengpässe Pflegeheimtextilien
• kleine Lagerhaltung Heimtextilien
• kostenlose Beratung eines Textilservice für das Altenheim
• immer neuwertige Ware
• hohe Kostentransparenz

Fazit

Bei der Optimierung der Wäscherei lassen nicht nur Personal- und Materialkosten einsparen, sondern ebenfalls Energiekosten. Durch den Einsatz optimierten Wäscheprozesse spart das Personal auf den Wohnbereichen wertvolle Zeit, die in die Bewohner investiert werden können. Zusätzlich schonen Sie die Umwelt.

Der vierte Teil erscheint in Kürze!

André Peters
Vorstand Diakonie Baden e.V.

Neugierig geworden? Bleiben Sie rund um die Themen Controlling und Management in der Sozialwirtschaft auf dem Laufenden und abonnieren Sie unseren Newsletter!