Dies ist der erste Teil unserer vierteiligen Serie zum Thema Kostenmanagement in indirekten Heimbereichen.

Teil II erreichen Sie hier.

Teil I: Sach- und Gemeinkosten

Mit einem eigens entwickelten Konzept zum Gemein- und Sachkostenmanagement lassen sich die Ausgaben in den indirekten Bereichen wieder in den Griff bekommen.

Rückläufige Kostensätze, schwankende Belegung und steigende Gehälter: Gegen diese Entwicklung stemmen sich viele Heime mit einem differenzierten System des Sach- und Gemeinkostenmanagements. Sie können damit ihre wirtschaftliche Situation nachhaltig verbessern.

Wichtiger Hinweis

Als Gemeinkosten bezeichnet man alle Kosten, die nicht direkt einem Bewohner zugerechnet werden. In der Praxis werden sie häufig mit „fixen Kosten“ oder „Eh-da-Kosten“ gleichgesetzt, weil sie unabhängig von der Belegung entstehen. Wenn die Belegung rückläufig ist, sind gerade diese unveränderlichen Kostenbereiche für die Wirtschaftlichkeit kritisch. Gemeinkosten entstehen in allen indirekten Bereichen, wie z. B. in der Hausreinigung oder Haustechnik, in der Wäschereinigung oder Küche und in der Verwaltung.

Sachkosten sind dagegen alle Kosten, die nicht zu den Personalkosten gehören: Verbrauchsmaterialien, Lebensmittel, Instandhaltungskosten, Versicherungen, Büromaterial, Hausverbrauchsbedarf, Reinigungsmittel, Kosten für die Pflege der Außenanlage, Aufwendungen für Fahrzeuge wie Treibstoffe und Reparaturen, der Betreuungsbedarf mit Bastelmaterialien und Büchern aber auch Strom,  Wasser und Brennstoffe.

Praxistipp

Das Aufspüren von Einsparpotenzialen gelingt immer dann gut, wenn die Leitung qualifiziert und die MitarbeiterInnen gut geführt, gut informiert, leistungsorientiert und kostenbewusst sind. Checklisten, Informationen und Erfahrungswerte helfen bei bei der Suche nach den richtigen Ansatzpunkten weiter.

Kosten senken: Wie geht das?

Jede Optimierung braucht Zahlen, Daten und Fakten an denen die Leitung messen kann, wie gut sie ist. Außerdem braucht jede Verbesserung die Bereitschaft, Selbstkritik zu üben und Fehler einzugestehen. Nur wer bestehendes hinterfragt erhält die Chance neue Potenziale zu erspüren.

Schritt 1: die Einrichtungsspezifika untersuchen

Die Frage lautet: „Was unterscheidet mich von anderen?“

Haben wir eine Kultur, alles selber zu machen anstatt nach einem kostengünstigen Anbieter zu schauen? Können wir unsere Leistungen differenziert nach Kosten und Mengen rechnen? Achten die Mitarbeiter auf geschlossene Fenster, tropfende Wasserhähne und verschwendete Reinigungsmittel?  Sind die Marktpreise bekannt und beteiligt sich die Einrichtung an Betriebsvergleichen?

Vom Besten lernen: Betriebsvergleich

Über einen Betriebsvergleich kann das Heim seine Kosten pro Belegungstag an den Besten messen. Die Erkenntnis, dass die Ausgaben für Lebensmittel pro Belegungstag um 1,25 € höher sind als beim Wettbewerber lässt vermuten, dass sich möglicherweise noch günstiger einkaufen lässt.

Praxistipp

Die Analyse setzt da an, wo schnell viel zu holen ist. Mit der Kostensenkungsmatrix kann die Heimleitung bewerten, wo die größten Einsparpotenziale liegen: Im Energieverbrauch (überheizte Räume), in der Hausreinigung (Überprüfung der Reinigungsintervalle), im Einkauf des Inkontinenzbedarfs (Anschluss an eine Einkaufsgemeinschaft) oder in der Telekommunikation (Wechsel des Anbieters).

Schritt 2: Analyse der Leitung

Im nächsten Schritt ist „Selbstkritik“ angesagt. Wie gut kann die Leitung mit externen Dienstleistern verhandeln? Wie genau weiß sie über Leistungsumfänge und Leistungsinhalte ihrer Vertragspartner (Telekommunikation, Versicherungen, Catering, Handwerker, Architekten) Bescheid? Holt sie sich da, wo nötig, Hilfe von außen? Wie effizient ist die eigene Arbeitsplanung und -organisation? Lebt die Leitung Kostenbewusstsein und Zielorientierung vor?

Wenn Sie ehrlich sind wissen Sie: es geht immer noch besser.

Schritt 3: Analyse der Dienstleister und Lieferanten

Im nächsten Schritt rücken Sie Ihren Verträgen zu leibe. Wann haben Sie das letzte Mal Preisvergleiche angestellt? Erhalten Sie Sonderkonditionen, Mengen- und Treuerabatte? Sind die Leistungen im Vertrag differenziert geregelt? Wie überprüfen Sie die Qualität Ihres Dienstleisters? Wird bei Mängeln nachgebessert?

Fehlt die eigene Kompetenz, bieten externe Dienstleister gute Unterstützung an: Ein beauftragter Kostenoptimierer durchleuchtet ihre Einrichtung und wird hälftig an den erzielten Einsparsummen beteiligt. So haben Sie doppelt etwas davon: Sie müssen nicht mühsam Know-How aufbauen und sind trotzdem sicher, günstig eingekauft zu haben.

Der Teufel steckt im Detail und bringt aber manchen Euro noch zum Vorschein. Denken Sie dran, es geht um ihr Geld.

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André Peters
Vorstand Diakonie Baden e.V.