André Peters, Vorstand DGCS e.V., Vorstand Wirtschaft & Finanzen Diakonie Baden e.V.

Ausgangssituation:

In vielen sozialwirtschaftlichen Organisationen hat sich das Controlling in den letzten Jahren stark professionalisiert. Data-Warehouse-Systeme wurden eingeführt, Planungsprozesse digitalisiert und wirkungsorientierte Kennzahlen kreiert. Dennoch sind viele Controller unzufrieden mit den erreichten Ergebnissen. Oft hakt es an der Schnittstelle Mensch: Interessieren sich die verantwortlichen Führungskräfte überhaupt für die Berichte? Setzten sie sich mit den Abweichungsanalysen auseinander? Sind sie bei der Planung mit ganzem Herzen dabei? So kommt es oft zu einem Ergebnis, dass die Wirkung des Controllings nicht unbedingt dem getätigten Invest entspricht.

Ein neues Format, um dieses Problem zu bearbeiten ist das Controlling Lab. In Controlling Labs arbeiten 5-10 Organisationen an ihren Controlling-Themen. Im Mittelpunkt steht dabei der organisationsinterne Controlling-Kunde, sei es der Berichtsempfänger, der Aufsichtsrat – der die strategischen Zahlen erhält oder Vorstand / Geschäftsführung mit ihrem Monatsberichten.

Die Idee des Lab-Formates ist es, den Controlling-Empfänger und Controlling-Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Was ist seine Problemstellung? In welcher Form benötigt er eine Aufbereitung der Daten? Was sind seine Entscheidungsfragen? Das Workshop-Konzept verbleibt lange im Problemraum und folgt der Hypothese, dass man  bessere Controlling-Lösungen entwickelt, wenn man die Probleme und Bedarfe der Controlling-Kunden besser versteht. Im Lab wird mit agilen Konzepten gearbeitet. Die Probleme werden visualisiert und gestaltet, sodass sie haptisch und bildlich wahrnehmbar sind.

Die Tandems, bestehend aus Controlling und Controlling-Kunden arbeiten in den ersten Phasen im Problemraum intensiv zusammen und werden durch Berater und Trainer unterstützt. So ergibt sich einen differenziertes Bild der aktuellen Problemsituation. Anschließend findet ein Galerie-Rundgang statt. Alle Probleme werden allen beteiligten Einrichtungen vorgestellt. In dieser Phase kommt es zu zahlreichen „AHA“-Effekten, denn die Probleme sehen sich erstaunlich ähnlich.

Erst, wenn sich alle Controlling-Kunden hinreichend gut verstanden fühlen und die Probleme gut visualisiert sind, findet ein Wechsel in den Lösungsraum statt. Dazu werden mit Methoden des Brainstormings Lösungen entwickelt und Prototypen gebaut. Hier ist das Ziel, unkonventionelle Ideen zu entwickeln, Skurriles zu denken und neues auszuprobieren. Unerlässlich ist es, eingefahrene Gleise zu verlassen um auf neue Ideen zu kommen.

Auch die Lösungsideen werden allen Beteiligten vorgestellt. Die jeweiligen Controlling-Kunden sagen, wo sie mit der Lösung zufrieden sind und was sie für weitere Ideen haben. Alle anderen geben ihren Input dazu, so können bestehende Lösungen vertieft und weiterentwickelt werden. Das Social Controlling Lab kommt nahezu vollständig ohne Fachinput und Sachinformation aus. Aus unserer Erfahrung sind die Herausforderungen eher in der Umsetzung als in der Fachlichkeit zu suchen. Alle Beteiligten lernen, Kundenbedarfe von Controlling-Kunden besser zu verstehen und eigene Lösungen zu entwickeln. Außerdem arbeiten alle an allen Problemen und Lösungen mit. So kann ganz nebenbei die Kompetenz der gesamten Gruppe genutzt werden. Alle erhalten Lösungsideen für die Probleme Anderer, die sich auf die Organisation übertragen lassen.

Fazit:

Mit dem Social Controlling Lab hat die DGCS einen neuen Weg in der Entwicklung von Controllingsystemen begonnen. Elemente des Design-Thinkings und Innovationsmanagements wurde auf die Controllingssystementwicklung übertragen. Erste Labs haben zu hoher Zufriedenheit und hoffnungsvollen Ergebnissen geführt. In den nächsten Jahren wird es Aufgabe sein, die Lab-Idee weiter auszudifferenzieren und zu vertiefen.

Das nächste Controlling-Lab ist für den 9.-10.1.2020 in Kiel geplant.